Besturen van de regio

Hoe besturen vijftien gemeenteraden en vijftien colleges de regio?

Hebben de Holland Rijnland-gemeenten wel greep op de regio? In Holland Rijnland wordt de koers door vijftien gemeenteraden en vijftien colleges van burgemeester en wethouders bepaald. Hoe doen zij dat?

Wat is de regio Holland Rijnland?

De regio Holland Rijnland is een samenwerkingsverband van vijftien gemeenten in het hart van de Randstad. Een vrijwillige, maar niet vrijblijvende samenwerking op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. In deze wet en in de Gemeenschappelijke Regeling (pdf. 81 kb) zijn de formele spelregels vastgelegd waaraan deze samenwerking moet voldoen.

Is de regio het regionale bestuur?

Nee, de regio Holland Rijnland is geen regionaal bestuur. De colleges en de raden van de gemeenten in de regio blijven eindverantwoordelijk voor het beleid en het werk van de regio. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat naast rijk, provincie en gemeente een vierde bestuurslaag ontstaat. Voor de regio Holland Rijnland wordt uitgegaan van het principe van ‘verlengd lokaal bestuur’. Dit is zichtbaar in de samenstelling van het hoogste orgaan van de regio, het Algemeen Bestuur, dat wordt samengesteld uit raads- en collegeleden van de deelnemende gemeenten.

Wat zijn de taken van de regio Holland Rijnland?

In de Gemeenschappelijke Regeling hebben de gemeenten bepaald (art. 4 en 5) wat het takenpakket van Holland Rijnland is. Deze taken liggen op het terrein van ruimtelijke ordening, wonen, verkeer en vervoer, natuur en landschap, jeugd en onderwijs, arbeidsmarktbeleid en economie. Holland Rijnland kent drie uitvoerende taken: het Regionaal Bureau Leerplicht, de Regiotaxi Leidse regio en de Urgentiecommissie Woonruimteverdeling.

Zijn er meer samenwerkings-verbanden in de regio?

Er zijn meer terreinen waarop de gemeenten in de regio – in wisselende samenstelling – samenwerken. Daar zijn aparte samenwerkingsorganisaties voor opgericht. Bijvoorbeeld:

De Veiligheidsregio Hollands-Midden: Ook de regio Midden-Holland (Gouda) valt hieronder. De Veiligheidsregio heeft taken op het gebied van brandweerzorg, rampenbeheersing, crisisbeheersing, Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en handhaving van de openbare orde en veiligheid.
De milieudienst West-Holland (MDWH): De gezamenlijke milieudienst van diverse gemeenten in Holland Rijnland.
De GGD Zuid-Holland-Noord: Inclusief de regio Midden-Holland. De GGD zet zich in voor een goede gezondheidszorg die voor iedereen toegankelijk is. Daarnaast doet de GGD aan preventie, zoals het voorkomen van ziekten.
De Greenport Ontwikkelingsmaatschappij bv: Voor de uitvoering van de herstructurering van het bollencomplex is door zes gemeenten deze bv opgericht. Dit is de uitvoeringsorganisatie van de herstructurering.
Intergemeentelijke sociale diensten: Voor de uitvoering van enkele sociale wetten werken vijf gemeenten in de Bollenstreek samen in de ISD Bollenstreek en drie gemeenten in de Rijnstreek in de ISD Rijnstreek. Ook de gemeenten Leiden en Leiderdorp kennen één gezamenlijke sociale dienst.

Hoe is de democratische legitimiteit van Holland Rijnland geregeld?

De Holland Rijnland-gemeenten zijn samen verantwoordelijk voor de intergemeentelijke bestuursvoering. Het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, die beide bestaan uit vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten, waarborgen de legitimatie van onderaf.

De gemeenteraad benoemt de leden van het Algemeen Bestuur, kan deze leden ter verantwoording roepen en desnoods ontslaan. Dat geldt ook voor een lid van het Dagelijks Bestuur dat door het Algemeen Bestuur is benoemd.
De leden van het Algemeen Bestuur hebben een actieve informatieplicht naar de eigen gemeenteraad.
De bestuursorganen van Holland Rijnland hebben een actieve informatie- en verantwoordingsplicht naar de gemeenteraden. Hieraan wordt onder meer invulling gegeven door toezending van vergaderstukken, verslagen, besluitenlijsten, nieuwsbrieven en het organiseren van themabijeenkomsten.
Bij belangrijke onderwerpen krijgen de gemeenteraden de gelegenheid om een reactie te geven, voor de formele besluitvorming in het Algemeen Bestuur.

Het Algemeen Bestuur

Holland Rijnland kent een ‘gemengd bestuursmodel’. Dat betekent dat gemeenten zelf kiezen of zij collegeleden, raadsleden of een combinatie daarvan afvaardigen in het Algemeen Bestuur. Elke gemeente vaardigt minimaal twee personen af. Als een gemeente meer dan 20.000 inwoners telt mogen dat er ook meer zijn. Het aantal leden in het Algemeen Bestuur is echter niet van invloed op de stemverhouding. Voor elke 10.000 inwoners (afgerond naar boven) wordt één stem uitgebracht, met een minimum van twee stemmen. Daardoor kan het aantal stemmen per gemeente variëren van twee stemmen (voor kleine gemeenten) tot vierentwintig (Leiden). De exacte stemverhoudingen en samenstelling kunt u vinden op www.holland rijnland.net.

Portefeuillehoudersoverleggen (PHO)

Holland Rijnland kent naast een Portefeuillehoudersoverleg Bestuur & Middelen vier inhoudelijke Portefeuillehoudersoverleggen:

Elk college van burgemeester en wethouders is in elk Portefeuillehouderoverleg vertegenwoordigd; dit is dé tafel waar de vijftien portefeuillehouders elkaar treffen en waar feitelijk ‘zaken’ worden gedaan. In de besturingsfilosofie van Holland Rijnland is het politiek primaat in deze Portefeuillehoudersoverleggen gelegd. De gemeentelijke vertegenwoordigers spreken in de Portefeuillehoudersoverleggen dan ook niet op persoonlijke titel, maar namens de eigen gemeente.

Alle voorstellen die in het Algemeen Bestuur worden geagendeerd, zijn eerst in het Portefeuillehoudersoverleg besproken. De portefeuillehoudersoverleggen zijn openbaar en telkens in een ander gemeentehuis in de regio. De leden krijgen de stukken uiterlijk drie weken voor de vergadering toegestuurd. Natuurlijk staan de stukken ook op www.hollandrijnland.net. Hier staan ook de besluitenlijsten.

Het Dagelijks Bestuur

Het Dagelijks Bestuur van de regio wordt aangewezen uit de leden van het Algemeen Bestuur. Voor de raadsperiode 2010-2014 heeft het Algemeen Bestuur bepaald dat de huidige voorzitter aan het nieuwe Algemeen Bestuur een voordracht doet voor samenstelling van het nieuwe Dagelijks Bestuur. Dat nieuwe Dagelijks Bestuur zal bestaan uit zes leden en een voorzitter. Deze voordracht zal de voorzitter in nauw overleg met de colleges van burgemeester en wethouders doen. Uit de drie clusters (Duin- en Bollenstreek, de Leidse Regio en de Rijnstreek) worden elk twee leden voorgedragen. Elk lid van het Dagelijks Bestuur is portefeuillehouder voor een of meerdere beleidsvelden.
Het Dagelijks Bestuur doet na advisering door het Portefeuillehoudersoverleg voorstellen aan het Algemeen Bestuur of de colleges van burgemeester en wethouders. Ook is het Dagelijks Bestuur belast met de uitvoering van besluiten van het Algemeen Bestuur.

Het Dagelijks Bestuur vergadert gemiddeld elke veertien dagen, op het kantoor van Holland Rijnland in Leiden. Deze vergaderingen zijn niet openbaar. Van elke vergadering wordt een besluitenlijst opgesteld. De besluitenlijsten en andere informatie over het Dagelijks Bestuur is te vinden op www.hollandrijnland.net.

Hoe verloopt besluitvorming in Holland Rijnland?

Het antwoord op deze vraag is sterk afhankelijk van het karakter van het besluit. Op hoofdlijnen is de volgende indeling te maken:

Het toekennen van nieuwe taken aan de regio; uiteindelijk moet elke gemeenteraad instemmen met de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling (pdf. 81 kb).
Het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling (anders dan het toekennen van nieuwe taken); tien van de vijftien gemeenteraden moeten daar uiteindelijk mee instemmen.
Het vaststellen van strategische plannen, visies en de begroting; het Algemeen Bestuur stellen deze vast. Maar niet nadat het Portefeuillehoudersoverleg daarover heeft geadviseerd (indien nodig in meerdere stappen) en elke gemeenteraad de gelegenheid heeft gehad haar opvattingen kenbaar te maken.
Regels voor woonruimteverdeling; een meerderheid van de gemeenteraden heeft besloten het vaststellen van regels voor woonruimteverdeling over te dragen aan het Algemeen Bestuur. Voordat het Algemeen Bestuur een besluit neemt over ingrijpende wijzigingen in deze regels wordt de gemeenteraden gevraagd wat ze daar van vinden.
De gemeenten Alphen aan den Rijn, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout en Rijnwoude hebben deze bevoegdheid niet overgedragen. Het Algemeen Bestuur stelt wel vast hoe de regels voor woonruimteverdeling in deze gemeenten zouden moeten zijn, maar de eigen gemeenteraden gaan over de bekrachtiging hiervan.
Jaarrekening en andere regionale besluiten: het Algemeen Bestuur is op grond van de Gemeenschappelijke Regeling bevoegd tot het nemen van uiteenlopende besluiten. Deze worden genomen na advisering door een Portefeuillehoudersoverleg en op voorstel van het Dagelijks Bestuur.
Platformfunctie; op alle beleidsterreinen waar Holland Rijnland actief is kunnen de colleges van B en W met elkaar in de Portefeuillehoudersoverleggen met elkaar van gedachten wisselen, informatie uitwisselen, afspraken maken over beleidsafstemming, het samen voorbereiden op nieuwe wetgeving, etc. Dit vindt dus met name plaats in wat in de gemeenten ‘het domein van het college van B en W’ heet. Dit kan gebeuren door en op initiatief van één of meerdere gemeenten, maar ook het Dagelijks Bestuur kan het initiatief nemen. Besluitvorming hierover vindt plaats op het niveau van de colleges en het Dagelijks Bestuur. De inhoudelijke koers wordt bepaald in de Portefeuillehoudersoverleggen.
Bedrijfsvoering en uitvoerende taken; als door de gemeenten besloten is dat een uitvoerende taak aan Holland Rijnland wordt overgedragen, dan dient het Dagelijks Bestuur die taak uit te voeren. De kaders daarvoor worden bepaald in de begroting en eventueel in een beleidskader. Deze worden beide door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Overige besluiten worden door het Dagelijks Bestuur genomen.
Belangenbehartiging; het Dagelijks Bestuur heeft de taak om de belangen van de regio te behartigen bij andere overheden, maatschappelijke instellingen e.d. Het Dagelijks Bestuur opereert hier binnen de kaders zoals die door het Algemeen Bestuur zijn gesteld. Zoals in de Regionale Structuurvisie (RSV) en andere beleidsplannen.

In het kader: “Wat zijn de rollen van Holland Rijnland?” zijn de diverse rollen die de regio kent uitgeschreven.

Holland Rijnland in uw gemeente?

Elke gemeenteraad van een Holland Rijnland-gemeente wijst de vertegenwoordigers in het Algemeen Bestuur aan. Het is dus zaak dat deze vertegenwoordigers voor elke vergadering van het Algemeen Bestuur weten hoe de eigen gemeenteraad denkt over de voorstellen waarover het Algemeen Bestuur een besluit gaat nemen.

In elk Portefeuillehoudersoverleg zijn alle colleges van B en W vertegenwoordigd. Het is echter de verantwoordelijkheid van het college om te bepalen hoe verantwoording over de ingenomen standpunten aan de eigen gemeenteraad plaatsvindt. Bij het innemen van standpunten in een Portefeuillehoudersoverleg zal een college zich primair laten leiden door reeds vastgesteld gemeentelijk beleid.

Om goed op de besluitvorming in Holland Rijnland in te spelen kent een groot aantal gemeenteraden een commissie (of werkgroep) regiozaken. Deze commissie kan de vergaderingen afstemmen op het vergaderschema van de regio, het geeft de kaders waarbinnen de gemeentelijke vertegenwoordigers aan de regionale bestuurstafel zich dienen te houden en controleert daarop.

De meeste gemeenten hebben een zogeheten regiocontactfunctionaris benoemd. Deze is goed op de hoogte van wat er in de regio speelt en wie uw aanspreekpunt is (ambtelijk of bestuurlijk) voor het regionale onderwerp in uw gemeente.

Op www.hollandrijnland.net is het handboek 'Best Practises' te raadplegen. Daarin is beschreven hoe een gemeentelijke organisatie zo goed mogelijk ingespeeld kan zijn op de regionale besluitvorming.

Meer informatie over wie vanuit uw gemeente in Holland Rijnland actief is kunt u vinden op www.hollandrijnland.net, submenu Holland Rijnland in uw gemeente.

Hoe is besluitvorming in Holland Rijnland te beïnvloeden?

Het aantal vergaderingen van het Algemeen Bestuur is in principe beperkt tot vier keer per jaar. De agenda en stukken voor het Algemeen Bestuur worden drie weken voor de vergadering verzonden en zijn ook te vinden via www.hollandrijnland.net, knop Vergaderingen en Stukken. Daarvoor zijn de concept-voorstellen al in een Portefeuillehoudersoverleg besproken. Ook de agenda’s en stukken voor deze overleggen worden drie weken voor de vergadering verzonden. En te vinden via www.hollandrijnland.net, knop Vergaderingen en Stukken.

In de praktijk zijn de concept-voorstellen voor het Algemeen Bestuur minstens acht weken voor de vergadering beschikbaar via internet. Omdat elke gemeente ook de agenda en stukken van de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur ontvangen kunnen gemeenten in een nog eerder stadium de besluiten beïnvloeden. Dat kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door leden van het Dagelijks Bestuur in de eerste fase van besluitvorming te benaderen. Of door voor het Portefeuillehoudersoverleg contact te zoeken met andere gemeenten, om te kijken welke andere gemeenten te overtuigen zijn van een standpunt. Of door in het Portefeuillehoudersoverleg de meerderheid te overtuigen. Of voor een vergadering van het Algemeen Bestuur een meerderheid te krijgen. Kortom: net als in de eigen gemeenteraad geldt ook hier dat voor het verkrijgen van draagvlak voor een opvatting sterke argumenten en transparant politiek spel noodzakelijk zijn.

Rechtstreekse beïnvloeding door inwoners

Ook inwoners kunnen rechtstreeks besluitvorming beïnvloeden, bijvoorbeeld: door in te spreken in het Algemeen Bestuur, door gemeentelijke vertegenwoordigers rechtstreeks te benaderen en te beïnvloeden, door schriftelijk voorstellen te doen. Dat een initiatief zeer succesvol kan zijn bewees een groep ouders die te maken hadden met wachtlijsten voor een VSO/ZMOK-school, voor hun kinderen. Na succesvol te hebben ingesproken in de vergadering van het Algemeen Bestuur hebben de portefeuillehouders Sociale Agenda snel zaken gedaan: er werden afspraken gemaakt over een nieuwe vestiging van de Leo Kannerschool.

Informatievoorziening

Goede informatievoorziening is cruciaal voor raadsleden en bestuurders om goed de eigen rol in de samenwerking te kunnen spelen.

www.hollandrijnland.net

Op www.hollandrijnland.net staat alle officiële informatie van het samenwerkingsorgaan, zoals agenda’s, vergaderstukken en besluitenlijsten van het Algemeen en Dagelijks Bestuur en de portefeuillehoudersoverleggen. Maar ook persberichten, bekendmakingen, informatie over de belangrijkste beleidsonderwerpen en projecten en achtergrondinformatie over het samenwerkingorgaan staan op de website van Holland Rijnland.

Holland Rijnland Berichten

Elke veertien dagen verschijnt de digitale nieuwsbrief Holland Rijnland Berichten. Hierin staat een samenvatting van de agenda’s en verslagen van de vergaderingen van het Algemeen en Dagelijks Bestuur en de portefeuillehoudersoverleggen. Ook biedt de nieuwsbrief actualiteiten over de regio of regionale beleidsgebieden. Een abonnement is gratis en eenvoudig aan te vragen via www.hollandrijnland.net, knop Publicaties.

Leiden en Leiderdorp verzorgen een eigen digitale nieuwsbrief met berichten uit en over de regio. Deze nieuwsbrief verschijnt minimaal een keer per week en is gratis. Aanmelden via het e-mailadres:
r.van.walsem@leiden.nl.

SamenGevat

In het regiomagazine SamenGevat worden regionale onderwerpen verder uitgediept, onderzocht en uitgelicht. In interviews, achtergrondartikelen en andere artikelen komen onder andere de onderwerpen voor het komend Algemeen Bestuur aan de orde. Het blad verschijnt minimaal vier keer per jaar. SamenGevat wordt naar regionale raadsleden en bestuurders gezonden. Daarnaast gaat het magazine ook naar andere organisaties en contactpersonen, zoals bij de provincie, diverse ministeries, de Tweede Kamer, maatschappelijke organisaties en bibliotheken. Een abonnement is gratis.

Wat zijn de rollen van Holland Rijnland?

De rollen van Holland Rijnland zijn onderverdeeld in vijf categorieën. Elke rol vraagt een andere betrokkenheid van raden en colleges.

Richtinggevende rol – Samenwerking bij onderwerpen waarvan de gemeenten met elkaar vinden dat deze een aanpak op de schaal van Holland Rijnland vereisen. De gemeenten doen hierbij via het Algemeen Bestuur richtinggevende uitspraken. Deze activiteiten passen in het basispakket van Holland Rijnland.

Platformfunctie – Er zijn twee manieren waarop het samenwerkingsorgaan de rol van platform kan vervullen:

Een ‘uitgeklede secretariaatsfunctie’. Een of meer gemeenten willen een onderwerp op de regionale agenda plaatsen. Deze gemeenten werken het onderwerp zelf verder uit. De regio zet het alleen op de agenda.
Onderwerpen die het Dagelijks Bestuur op de agenda wil zetten en waarvan men ook zelf de voorbereiding doet.

Efficiency – Dit zijn taken waarvan de gemeenten met elkaar vinden dat het efficiënt is deze op de schaal van Holland Rijnland uit te voeren, omdat dit beter of goedkoper is.

Op verzoek van derden – Regelmatig zien andere partijen (provincie, maatschappelijke organisaties) een rol/taak voor het samenwerkingsverband weggelegd. De regio kan zo’n taak/rol oppakken als die goed past in de primaire taak van het samenwerkingsverband. In elk geval moet de vraag worden beantwoord of de samenwerkende gemeenten zo’n taak/rol ook zouden oppakken als een derde dit niet zou hebben gevraagd.

Bedrijfsvoering – Projecten en activiteiten die van belang zijn voor de bedrijfsvoering van Holland Rijnland vallen onder deze categorie.

Uitvoeringstaken Holland Rijnland

Holland Rijnland voert beleidstaken uit en ondersteunt het regionaal bestuur. Het is ook verantwoordelijk voor enkele uitvoeringstaken: de Regiotaxi, de Urgentiecommissie Woonruimte en het Regionaal Bureau Leerplicht Holland Rijnland.

Kantoor en medewerkers Holland Rijnland

Voor vragen kunt u ook contact opnemen met de medewerkers van Holland Rijnland. Op www.hollandrijnland.net, knop Bestuur en Organisatie, submenu Ambtelijke Organisatie vindt u een lijst met contactpersonen.