Skip to content.

Raads- en collegeleden in de regio
Twitter
You are here: Home → Vergaderingen en stukken → Digitalisering van vergaderstukken

Digitalisering van vergaderstukken

De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering van stukken gaan steeds sneller.
Nagenoeg alle gemeenten in onze regio zijn in een vergevorderd stadium van digitalisering van de stukkenstroom.
Hierdoor is het moment gekomen dat ook wij Holland Rijnland stukken voortaan digitaal zal gaan aanleveren.

Wellicht ten overvloede enkele argumenten waarom we willen stoppen met het fysiek toesturen van stukken:
Door de digitale verzending van stukken wordt er substantieel bespaart op repro- en portokosten; tevens is het beter voor het milieu.
Een ander voordeel is dat, bijvoorbeeld, DB-stukken een dag eerder ter beschikking zijn, waardoor het eenvoudiger is om agendapunten sneller uit te zetten.

Verzending van DB-stukken aan regiocontactfunctionarissen
Op de reguliere dag van verzending ontvangen de regiocontactfunctionarissen een link (naar een dropbox), waar een PDF-bestand met daarin de agenda en bijbehorende stukken gedownload kan worden.
Een voorbeeld van hoe dit PDF-bestand eruit ziet: http://dl.dropbox.com/u/24686599/PROEF%20-%20DB%20agenda%2022-6-11.pdf
Vooralsnog gaan wij werken via dropbox.com. Maar op korte termijn zal dat via de deelsite Holland Rijnland op Pleio.nl gaan lopen.
We hebben voor deze vorm gekozen omdat zowel op I-pads als in een ‘klassieke’ Micorsoft omgeving hiermee gewerkt kan worden.

Mocht digitale verzending in een gemeente op problemen stuiten, dan wordt uiteraard voor deze gemeente een uitzondering gemaakt en zal er een set DB-stukken per post verstuurd worden.

Verzending van DB-stukken en vertrouwelijke DB-stukken aan DB-leden

Het doel is dat via bepaalde software de set DB-stukken, plus een eventuele set vertrouwelijke DB-stukken, via synchronisatie op de I-pad van de bestuurder terecht gaan komen.
Uiteraard gaat net als nu een mail naar de bestuurssecretariaten uit met daarin de melding dat de stukken zijn verzonden. 

Verzending ambtelijke overlegstukken

Diverse ambtelijke overleggen werken nu al volledig digitaal.
Op dit moment wordt gewerkt aan het inrichten van de deelsite Holland Rijnland op Pleio.nl.
Het doel is dat alle stukken voor ambtelijke overleggen voor het vierde kwartaal ook via deze site worden verspreid.

Verzending portefeuillehoudersoverlegstukken én AB-stukken

Op dit moment worden deze stukken op de volgende manieren aangeboden:

  1. digitaal via de voor iedereen toegankelijke website van Holland Rijnland;
  2. fysiek aan de betreffende portefeuillehouders respectievelijk AB-leden;
  3. fysiek aan de regiocontactfunctionarissen; en tot slot
  4. fysiek aan de raadsgriffiers.

 

Ad 1: Het digitaal via de website van Holland Rijnland aanbieden van deze stukken blijft ongewijzigd.

Ad 2: Voor deze groep gaat Holland Rijnland vanaf de pho-cyclus van september over op het sec digitaal aanbieden. Deze stukken zullen worden aangeboden op dezelfde wijze als de DB-stukken (in PDF).
Dus via een link naar vooralsnog dropbox.com. En hopelijk zo snel mogelijk via Pleio.nl.

Natuurlijk zijn de stukken ook via Holland Rijnland goed toegankelijk. Maar omdat niet overal een (snelle) internet aanwezig is, is het handig dat de stukken ook op een laptop / I-pad binnen gehaald kunnen worden.
Die bestuurders en raadsleden die (nog) niet digitaal werken blijven van ons een fysieke set met de betreffende stukken ontvangen.

Ad 3 en 4: Ook deze sets met stukken zullen wij niet meer fysiek verzenden.
De regiocontactfunctionarissen en raadsgriffiers ontvangen de link met de verwijzing naar de stukken.

Lezen stukken op de IPAD en IPAD2

Op de microsoft apparatuur (“normale computers”, laptops etc.) zijn de digitale stukken van Holland Rijnland zonder problemen te openen, maar om de digitale stukken ook op de I-pad en I-pad2 goed te kunnen lezen zijn enkele handelingen nodig.

Als de vergaderstukken beschikbaar zijn wordt via de mail een link toegestuurd. Deze link koppelt direct aan de download van de desbetreffende PDF. Om deze vergaderstukken overzichtelijk weer te geven wordt door ons gebruik gemaakt van een PDF container. Deze container zorgt ervoor dat de structuur van alle toegevoegde vergaderstukken bewaard blijft. Het lijkt daarmee op een zip-bestand. Apple heeft (nog) niet de mogelijkheid gegeven dit standaard op een IPAD te kunnen openen. Een zelfstandige ontwikkelaar is in dit gat gesprongen en heeft (onder andere hiervoor) een app Goodreader (for IPAD) geschreven. Deze app heeft de mogelijkheid de container te openen en de documenten in een venster te laten zien.
Totdat Apple de functionaliteit in het besturingssysteem inbouwt, kan dus gebruik worden gemaakt van deze app.
De app kost 3,99 euro en is verkrijgbaar via de Apple Store.